Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

Cytara S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales recibidos a través de este sitio, la plataforma y sus integraciones (incluyendo el complemento para Microsoft Outlook). Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las guías de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

1. Identificación del responsable del tratamiento

Cytara S.A.S., sociedad colombiana con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web, la plataforma (app.cytaratech.com), su API y las integraciones (incluyendo el complemento para Microsoft Outlook publicado en Microsoft AppSource).

• Razón social: Cytara S.A.S.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Correo del área de privacidad: [email protected]
• Correo de soporte: [email protected]
• Sitio web: www.cytaratech.com

2. Definiciones

Los términos utilizados en esta política tienen el significado establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Cytara no trata datos sensibles como parte de su operación normal).
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: Cytara S.A.S., quien decide sobre las finalidades del tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).

3. Datos personales que recolectamos

Recolectamos únicamente los datos necesarios y proporcionales a las finalidades declaradas.

3.1. Datos de contacto e identificación

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico corporativo.
• Nombre de la organización a la que pertenece.
• Cargo o rol.
• Teléfono de contacto (opcional).

3.2. Datos de uso de la plataforma

• Credenciales de acceso (usuario y contraseña cifrada con bcrypt).
• Registros de actividad (fechas de inicio de sesión, cambios de configuración).
• Dirección IP y agente de usuario (User-Agent) del navegador.

3.3. Datos de los envíos que usted decide certificar

Cuando usted usa un producto Cytara (Correo Certificado, SMS o el complemento de Outlook), tratamos los datos de esos envíos por cuenta y encargo suyo:

• Dirección(es) de correo o número(s) de teléfono del/los destinatarios.
• Asunto del mensaje.
• Cuerpo del mensaje y adjuntos (procesados sólo el tiempo necesario para el envío y para la generación de la evidencia).
• Fechas y estados del ciclo de envío (envío, aceptación, entrega, apertura si aplica).
• Identificadores técnicos generados por Cytara (ID de tracking, SHA-256 del contenido).

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio. Enviar, procesar y certificar las comunicaciones digitales solicitadas por el cliente.
• Trazabilidad y evidencia. Generar acuses electrónicos, documentos de evidencia y registros auditables del ciclo de comunicación, con firma criptográfica SHA-256 conforme a la Ley 527 de 1999.
• Atención comercial. Responder a solicitudes de información recibidas a través del formulario de contacto.
• Facturación y cumplimiento contractual. Emitir facturas, remitir comunicaciones administrativas y ejecutar el contrato de servicios.
• Cumplimiento legal, contable y regulatorio. Atender obligaciones tributarias, contables o requerimientos de autoridades competentes.
• Seguridad y auditoría. Prevenir fraude, uso abusivo del servicio y registrar la actividad relevante para efectos de auditoría.
• Mejora del servicio. Analizar métricas agregadas (no personales) para mejorar el desempeño de la plataforma.

5. Autorización del titular

El tratamiento se realiza con base en la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada a través de: (i) la aceptación de esta política al usar el sitio o la plataforma; (ii) el envío del formulario de contacto; (iii) la aceptación de los términos al crear una cuenta; o (iv) el registro del usuario en Microsoft AppSource cuando instala el complemento para Outlook.

La autorización puede revocarse en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida su supresión (por ejemplo, obligaciones tributarias, retención de evidencia).

6. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Cytara S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracción a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para consultas, reclamos y ejercicio de derechos

El titular puede radicar consultas y reclamos por los siguientes canales:

• Correo electrónico: [email protected]
• Formulario web: Sección Contacto

La solicitud debe indicar: (a) nombre completo y datos de contacto del titular; (b) descripción de la solicitud; (c) documentos que pretenda hacer valer.

Tiempos de respuesta: Las consultas se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando resulte necesario informando al titular.

8. Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, Cytara S.A.S. utiliza proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento bajo cláusulas de confidencialidad y seguridad:

• Amazon Web Services (AWS), Inc. — Infraestructura en la nube, envío SES, almacenamiento S3. Región: us-east-1 / ap-northeast-2.
• Cloudflare, Inc. — CDN, DNS y protección de red perimetral.
• Inalambria Internacional S.A. — Proveedor de transporte SMS en Colombia.
• Microsoft Corporation — Únicamente para el flujo de autenticación (SSO) del complemento de Outlook, sin acceso a los contenidos de correo por parte de Microsoft.
• Contabo GmbH — Infraestructura de servidores complementaria.

Estas transferencias pueden implicar el envío de datos a países cuyos ordenamientos jurídicos pueden diferir del colombiano. Cytara S.A.S. exige a estos proveedores garantías contractuales de seguridad, y se apoya en marcos internacionales como Standard Contractual Clauses cuando aplican. Los países de destino cuentan con niveles adecuados de protección, o bien la transferencia se realiza bajo autorización expresa del titular por ser necesaria para la ejecución del contrato de servicio.

9. Datos tratados por el complemento para Microsoft Outlook

El complemento "Cytara Correo Certificado" para Microsoft Outlook se ejecuta dentro del navegador o del cliente de correo del usuario y accede a datos del correo únicamente cuando el usuario activa expresamente la certificación pulsando el botón "Enviar Certificado" o similar.

9.1. Datos accedidos

• Dirección de correo del remitente (obtenida vía Office.context.mailbox.userProfile.emailAddress).
• Destinatarios (Para, CC, CCO).
• Asunto del correo.
• Cuerpo del correo (HTML).
• Archivos adjuntos (contenido base64).

9.2. Datos NO accedidos

• NO se accede a otros correos del buzón.
• NO se accede al calendario, contactos ni carpetas del usuario.
• NO se accede a credenciales o contraseñas del correo.
• NO se recolectan datos si el usuario no activa la certificación.

9.3. Permisos declarados en el manifiesto (Office Manifest)

El complemento declara el permiso ReadWriteMailbox exclusivamente para poder leer el contenido del mensaje en composición y agregar cabeceras técnicas cuando corresponde. No se realizan operaciones de escritura sobre otros elementos del buzón.

9.4. Almacenamiento

Los datos del correo se envían por HTTPS a los servidores de Cytara S.A.S. y quedan almacenados en el respectivo registro de comunicación certificada con las garantías establecidas en esta política. Se conservan por el período descrito en la sección 12.

10. Cookies y tecnologías similares

Este sitio y la plataforma utilizan cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento (autenticación, preferencias de sesión). No utilizamos cookies de publicidad, no vendemos datos a redes de anunciantes y no usamos tecnologías de perfilamiento con fines de marketing.

• Cookies de sesión: mantienen la sesión iniciada del usuario en la plataforma.
• Cookies técnicas: memorizan preferencias como el tema visual o el idioma.
• Almacenamiento local del complemento: el add-in de Outlook puede usar Office.context.roamingSettings para guardar preferencias asociadas al buzón del usuario.

11. Seguridad de la información

Aplicamos controles razonables acordes al estado de la técnica:

• Cifrado en tránsito: TLS 1.2 / TLS 1.3 en todas las conexiones.
• Cifrado de contraseñas: hash bcrypt con salt aleatorio.
• Control de acceso por rol: super_admin, company_admin, company_user.
• Firma criptográfica del contenido: hash SHA-256 sobre el contenido íntegro de cada envío y sus adjuntos.
• Registros de auditoría: cada evento relevante queda almacenado con marca temporal.
• Segregación de datos por tenant: cada empresa cliente sólo accede a sus propios datos.

12. Conservación y supresión

• Registros y acuses de comunicaciones certificadas: mínimo siete (7) años, como respaldo probatorio de la evidencia generada.
• Datos de contacto: mientras exista una relación comercial vigente o interés en establecerla, y hasta que el titular solicite la supresión.
• Datos de la cuenta: mientras el usuario mantenga la cuenta activa; tras la baja, los datos se conservan seis (6) meses adicionales para fines de auditoría, salvo obligación legal distinta.
• Registros de auditoría técnica: doce (12) meses.

13. Menores de edad

El servicio está dirigido a personas mayores de edad y a organizaciones. No recolectamos ni tratamos deliberadamente datos personales de menores de edad. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización correspondiente, procedemos a su eliminación.

14. Cambios en la política

Cytara S.A.S. puede modificar esta política. Los cambios se publican en esta página con la fecha de vigencia. Cuando el cambio sea sustancial, notificaremos al usuario a través del correo registrado o mediante un aviso destacado en la plataforma.

15. Vigencia

La presente política rige a partir del 15 de septiembre de 2026 y sustituye cualquier versión anterior.